Quand faut-il externaliser votre stratégie de communication ?

Dans le paysage digital actuel, une stratégie de communication efficiente est cruciale pour toute entreprise qui aspire à la prospérité. Comment déterminer si vous disposez des ressources internes adéquates pour la mettre en œuvre, ou si l’externalisation de votre communication d’entreprise s’avère la solution la plus pertinente ? La communication englobe un ensemble d’interactions déployées par une organisation pour dialoguer avec ses audiences : clientèle, prospects, collaborateurs et partenaires. Menées de manière stratégique et structurée, ces interactions contribuent à asseoir la notoriété, valoriser l’image de marque, fidéliser les clients et, à terme, concrétiser les objectifs commerciaux.

Nombreuses sont les sociétés, en particulier les PME, qui éprouvent des difficultés à concevoir et déployer une stratégie de communication performante en interne. Un manque de compétences spécifiques, des contraintes temporelles ou un budget limité peuvent expliquer cela. L’externalisation de la stratégie de communication se présente alors comme une alternative intéressante, permettant de structurer la gestion communication externe. Nous aborderons l’analyse de votre situation actuelle, les bénéfices et les limites de l’externalisation, les signes avant-coureurs indiquant qu’il est temps de déléguer, les étapes clés pour externaliser efficacement, ainsi que les alternatives à l’externalisation totale.

Analyser votre situation actuelle : le bilan avant de décider

Avant de prendre la décision d’externaliser votre stratégie de communication, il est impératif d’établir un bilan complet de votre situation actuelle. Cette évaluation vous permettra d’identifier vos atouts et vos faiblesses, de définir vos besoins réels en matière d’interactions et de mieux appréhender si l’externalisation de la stratégie de communication s’avère l’approche la plus adaptée. Prenez le temps d’examiner en profondeur les différentes facettes de votre entreprise et de vos ambitions, car c’est cette compréhension qui vous orientera vers le choix optimal.

Évaluation des ressources internes en communication

La première étape consiste à évaluer précisément les ressources internes dont vous disposez pour la gestion de votre communication. Cela implique d’identifier les compétences présentes au sein de vos équipes, le temps qu’elles peuvent allouer aux interactions, le budget disponible et les outils et technologies utilisés. Une appréciation honnête et rigoureuse de vos ressources internes est indispensable pour déterminer si vous avez les capacités de piloter votre stratégie de communication en interne ou si vous avez besoin d’un accompagnement externe. Cette analyse vous permettra également de mieux cibler les domaines dans lesquels l’externalisation pourrait apporter le plus de valeur ajoutée et de mieux gérer votre communication entreprise externalisation.

• Compétences présentes : Identifiez les savoir-faire existants (rédaction, graphisme, community management, relations presse, SEO, etc.).
• Temps disponible : Evaluez le temps que vos équipes peuvent réellement consacrer à la gestion de la communication.
• Budget alloué : Déterminez le budget disponible pour l’ensemble de vos interactions (salaires, outils, publicité, etc.).
• Outils et technologies utilisés : Listez les logiciels et plateformes utilisés (CRM, outils d’analyse, logiciels de création, etc.).

Pour vous aider à visualiser vos ressources internes, utilisez le tableau d’auto-évaluation ci-dessous. Attribuez une note de 1 à 5 (1 = très faible, 5 = excellent) à chaque compétence :

Analyse des besoins en communication

En parallèle à l’évaluation de vos ressources internes, il est indispensable d’analyser vos besoins en matière d’interactions. Cela passe par la définition claire de vos objectifs (notoriété, leads, ventes, engagement, etc.), la description précise de votre public cible, l’identification de vos messages clés, la détermination des canaux de communication les plus pertinents et la définition des indicateurs de performance (KPIs) qui vous permettront de mesurer le succès de votre démarche. En bref, un passage en revue en vue d’analyser les besoins en communication.

• Objectifs de communication : Définir précisément les objectifs (notoriété, leads, ventes, engagement, etc.) en utilisant la méthode SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement défini).
• Public cible : Délimiter précisément le public cible (données démographiques, intérêts, comportements en ligne, etc.).
• Messages clés : Identifier les messages fondamentaux à véhiculer.
• Canaux de communication : Sélectionner les canaux les plus pertinents pour atteindre votre public cible (réseaux sociaux, blog, email, relations presse, etc.).
• Indicateurs de performance (KPIs) : Définir les KPIs qui permettront de mesurer l’efficacité de votre stratégie (nombre de leads générés, taux d’engagement, etc.).

Pour affiner la définition de votre audience cible, réalisez un exercice de création de personas. Imaginez un client type et décrivez-le avec précision : son âge, sa profession, ses passions, ses motivations, ses points de friction, ses habitudes d’achat, les réseaux sociaux qu’il utilise, etc. Plus votre persona sera détaillé, plus vous serez en mesure d’adapter votre communication à ses besoins et attentes. Cela vous aidera à créer des interactions plus personnalisées et efficaces, impactant positivement vos efforts.

Identifier les lacunes et les défis

Après avoir évalué vos ressources internes et cerné vos besoins en communication, vous êtes en mesure de pointer les lacunes et les défis auxquels vous êtes confrontés. Cela peut se traduire par un manque de compétences spécifiques (expertise SEO, création de contenu vidéo, etc.), un manque de temps disponible, un besoin d’expertise pointue pour certains projets ou des difficultés à suivre l’évolution constante du paysage digital. En identifiant ces points faibles, vous pourrez évaluer si l’agence de communication externalisation peut vous apporter une solution et optimiser vos efforts.

• Manque de compétences spécifiques : Identifier les compétences manquantes pour atteindre vos objectifs (expertise en SEO, création de contenu vidéo, etc.).
• Temps insuffisant : Déterminer si vos équipes internes sont déjà surchargées et ne peuvent pas consacrer suffisamment de temps aux interactions.
• Besoin d’expertise pointue : Évaluer la nécessité d’une expertise spécifique pour des projets complexes (lancement de produit, gestion de crise, etc.).
• Difficulté à rester à jour : Évaluer la complexité à suivre les évolutions rapides du paysage digital et des technologies.

Les avantages et les inconvénients de l’externalisation

L’externalisation de la stratégie de communication, comme toute option stratégique, présente à la fois des atouts et des limites. Il est capital de les examiner avec attention afin de déterminer si cette solution est la plus appropriée pour votre entreprise. En soupesant minutieusement le pour et le contre, vous serez en mesure de prendre une décision éclairée, en accord avec vos besoins et vos objectifs.

Les avantages de l’externalisation

L’externalisation offre de nombreux avantages, notamment : l’accès à un savoir-faire spécialisé, un gain de temps et une meilleure efficacité, une réduction des coûts, une objectivité et une vision externe, l’accès aux dernières technologies et une plus grande flexibilité. Selon une étude récente, les entreprises qui externalisent leur communication constatent en moyenne une amélioration de 15% de leur notoriété de marque et une augmentation de 10% de leurs leads. Ces bénéfices peuvent avoir un impact tangible sur vos objectifs.

• Accès à une expertise spécialisée : Profitez des compétences d’experts dans divers domaines de la communication, tels que l’optimisation SEO et la gestion des réseaux sociaux.
• Gain de temps et d’efficacité : Libérez vos équipes internes afin qu’elles puissent se concentrer sur leur cœur de métier.
• Réduction des coûts : Évitez les dépenses liées à l’embauche et à la formation de personnel spécialisé. Le coût d’un responsable communication senior avec 5 ans d’expérience peut atteindre 60 000 € par an, sans compter les charges et les coûts de formation.
• Objectivité et vision externe : Bénéficiez d’un regard neuf et objectif sur votre stratégie et la gestion communication externe.
• Accès aux dernières technologies et outils : Utilisez des outils et technologies de pointe utilisés par les agences.
• Flexibilité et adaptabilité : Adaptez rapidement votre stratégie en fonction des impératifs et des évolutions du marché.

Par exemple, une agence spécialisée en SEO peut améliorer le positionnement d’une entreprise sur Google, augmentant son trafic organique de 40% en six mois. Une autre agence peut piloter la communication de crise de manière efficace. Une PME du secteur agroalimentaire a ainsi vu son chiffre d’affaires augmenter de 20% après avoir confié sa stratégie de contenu à une agence spécialisée. Ces exemples concrets illustrent les apports de l’externalisation dans divers domaines.

Les inconvénients de l’externalisation

Malgré ses nombreux bénéfices, l’externalisation présente quelques inconvénients à ne pas négliger. On peut citer une perte potentielle de contrôle direct, un investissement initial parfois conséquent, la nécessité d’une communication fréquente et le risque d’une mauvaise interprétation de la culture de l’entreprise. Une dépendance envers un prestataire externe peut également être un facteur limitant. Peser ces inconvénients et prendre des mesures pour les atténuer est donc primordial.

• Perte de contrôle direct : Un contrôle moins direct sur la mise en œuvre de la stratégie.
• Coût initial : Les honoraires d’une agence peuvent paraître élevés au premier abord.
• Nécessité d’une communication claire : L’importance d’une communication fluide et transparente avec l’agence est primordiale.
• Risque de mauvaise compréhension : L’agence doit bien saisir les valeurs et la culture de l’entreprise.
• Dépendance envers un prestataire : Risque de dépendance envers l’agence.

Il est également primordial de considérer les enjeux liés à la sécurité des données et à la confidentialité lors de l’externalisation. Assurez-vous que l’agence sélectionnée déploie des mesures de sécurité robustes pour protéger vos informations confidentielles. Vérifiez également qu’elle respecte les réglementations en matière de protection des données, telles que le RGPD. La protection de vos informations doit être une priorité absolue lors de l’externalisation.

Les signes Qu’Il est temps d’externaliser

Identifier le moment opportun pour externaliser sa stratégie de communication est essentiel afin d’en maximiser les avantages. Divers signaux peuvent indiquer qu’il est temps de solliciter un prestataire externe. Si vous observez une stagnation des résultats de vos interactions, un manque de temps et de ressources, un besoin d’expertise spécifique, une volonté de gagner en efficacité et en ROI, des difficultés à suivre les évolutions du marché ou une croissance rapide de votre entreprise, il est peut-être temps d’envisager cette option.

• Stagnation des résultats : Absence d’amélioration des KPIs malgré les efforts en interne.
• Manque de temps et de ressources : Les équipes sont débordées et ne peuvent consacrer suffisamment de temps aux interactions.
• Besoin d’expertise spécifique : Nécessité d’une expertise particulière pour un projet (lancement de produit, refonte de site web, gestion de crise).
• Volonté de gagner en efficacité et en ROI : Optimisation des dépenses et amélioration du retour sur investissement.
• Difficulté à suivre les tendances : Besoin d’expertise pour s’adapter aux nouvelles tendances technologiques.
• Croissance rapide : Nécessité de structurer et professionnaliser la communication pour accompagner la croissance.

Comment externaliser efficacement : guide pratique

Confier sa stratégie de communication à un prestataire externe ne se fait pas à la légère. Pour garantir le succès de cette opération, il est crucial de suivre une démarche structurée et de prendre en compte plusieurs éléments clés. Cela commence par la définition précise de vos besoins et objectifs, la sélection du bon partenaire, la rédaction d’un contrat clair, l’établissement d’une communication transparente, le suivi des résultats et le maintien d’une implication interne. Une approche méthodique vous permettra de maximiser les chances de réussite de votre externalisation de stratégie de communication.

Définir précisément vos besoins et objectifs

La première étape consiste à définir précisément vos besoins et objectifs. Élaborez un cahier des charges clair qui détaille vos attentes, objectifs, public cible, messages clés, canaux et KPIs. Ce document servira de base pour la sélection du prestataire et le suivi de la stratégie. Un cahier des charges bien défini vous permettra d’éviter les malentendus et vous assurer que vos ambitions soient alignées avec les actions du prestataire.

Choisir le bon partenaire

Le choix du bon partenaire est primordial pour réussir votre externalisation. Comparez les agences en fonction de leur savoir-faire, de leur expérience et de leur réputation. Vérifiez leurs références, analysez leurs études de cas, rencontrez les équipes et assurez-vous qu’elles partagent les valeurs de votre entreprise. Prenez le temps de choisir un partenaire capable de comprendre vos besoins et vous accompagner vers vos objectifs.

Voici quelques questions à poser aux agences potentielles :

• Pouvez-vous nous présenter des études de cas similaires à notre projet ?
• Quelle est votre approche en matière de reporting et de suivi des KPIs ?
• Comment assurez-vous la transparence et la communication tout au long du projet ?
• Quelles sont les qualifications et l’expérience des membres de votre équipe ?
• Comment gérez-vous les imprévus et les situations de crise ?

Définir un contrat clair et précis

Un contrat clair est indispensable pour encadrer votre relation avec le prestataire. Établissez un contrat qui précise les objectifs, responsabilités, délais, livrables et modalités de paiement. N’hésitez pas à consulter un juriste pour protéger vos intérêts.

Établir une communication transparente et régulière

Une communication transparente est garante du succès. Mettez en place des points de contact réguliers et utilisez des outils de communication efficaces. N’hésitez pas à poser des questions et à partager vos préoccupations.

Suivre et évaluer les résultats

Le suivi des résultats est essentiel pour évaluer l’efficacité de l’externalisation. Mettez en place un système de suivi des KPIs et analysez les données pour ajuster votre stratégie. Un rapport mensuel est le minimum requis.

Maintenir une implication interne

Même en externalisant, il est important de maintenir une implication interne. Informez vos équipes des objectifs et résultats. Une implication interne garantit la cohérence de votre communication.

Alternatives à l’externalisation complète : solutions hybrides

L’externalisation complète de la stratégie de communication n’est pas toujours la formule idéale. D’autres options existent, comme l’externalisation partielle, le recours à des freelances, la formation des équipes ou l’utilisation d’outils d’automatisation. Ces solutions peuvent être pertinentes si vous souhaitez garder un certain contrôle tout en profitant d’une expertise externe. En moyenne, une entreprise qui opte pour une solution hybride peut réduire ses coûts de communication de 20% tout en maintenant un niveau de qualité élevé.

Externalisation partielle

Vous pouvez choisir de confier certaines tâches à un prestataire externe. Par exemple, déléguer la gestion des réseaux sociaux tout en conservant la création de contenu en interne.

Collaboration avec des freelances

Engager des freelances pour des missions spécifiques est une solution flexible. Recrutez un rédacteur, un graphiste ou un spécialiste des relations presse pour un projet ponctuel.

Formation des équipes internes

La formation de vos équipes peut améliorer leurs compétences. Des formations en SEO, community management ou création de contenu leur permettront de prendre en charge une plus grande partie de votre communication.

Utilisation d’outils d’automatisation

Les outils d’automatisation vous aident à gagner du temps et à améliorer votre efficacité. Des solutions d’emailing, de gestion des réseaux sociaux ou de création de contenu peuvent automatiser certaines tâches.

Choisir la meilleure approche

La décision d’externaliser ou non votre stratégie dépend de votre situation. Évaluez vos ressources, besoins, avantages et inconvénients de l’externalisation et explorez les alternatives possibles. Une étude de marché récente a révélé que 65% des entreprises qui ont mené une analyse approfondie de leurs besoins en communication avant de prendre une décision d’externalisation ont constaté une amélioration significative de leur ROI.

La communication est cruciale pour la réussite. Que vous optiez pour l’externalisation ou la gestion en interne, il est impératif de mettre en place une stratégie claire, cohérente et adaptée à vos objectifs. Une communication efficace vous permettra de renforcer votre notoriété, de consolider votre image de marque et d’atteindre vos ambitions. Téléchargez notre guide sur la stratégie de communication ou contactez nos spécialistes pour un diagnostic personnalisé.